Meister der Zeit – Effektives Zeitmanagement für ein produktives Leben
In einer hektischen Welt ist ein gutes Zeitmanagement der Schlüssel zum Erfolg. Es ermöglicht uns, unsere Zeit effizient zu nutzen, Prioritäten zu setzen und unsere Ziele zu erreichen. Insbesondere in stressigen Phasen ist es notwendig, um allen Aufgaben gerecht werden und sich trotzdem Zeit für sich selbst nehmen zu können. Mit ein paar Tipps und Tricks gelingt das richtige Zeitmanagement garantiert.
Zu Beginn kann es helfen, alle Aufgaben und Termine, die einem im Kopf schwirren, aufzuschreiben und in unterschiedliche Kategorien – z.B. Uni, Arbeit oder Freizeit – zu unterteilen. So verschafft man sich zunächst einen Überblick über alle To-Dos. Schreibe dir auch dazu, wann welche Aufgaben fertig gestellt werden müssen. So lassen sich die Aufgaben nach Dringlichkeit und Bedeutung priorisieren. Die wichtigsten Aufgaben sollten zuerst bearbeitet werden. Hierdurch ist sichergestellt, dass diese Aufgaben am Ende der Deadline erledigt sind. Weniger wichtige Aufgaben können sodann danach angegangen werden. Sollten diese nicht fertig werden, können sie auf den nächsten Tag geschoben werden.
Um Überforderung zu vermeiden, kannst du größere Aufgaben in kleine Blöcke aufteilen. Das hat zur Folge, dass du nicht das Gefühl hast, alles auf einmal fertigstellen zu müssen.
Wenn deine To-Do-Liste steht, solltest du herausfinden, zu welcher Zeit du am produktivsten bist. So arbeiten einige am liebsten und am effektivsten früh morgens, während andere ihre produktivste Zeit am Abend haben. Das ist wichtig, um deine Aufgaben über den Tag effizient zu verteilen: Aufgaben, die dir viel Konzentration abverlangen oder die komplizierter sind, sollten zu der Zeit erledigt werden, während der du am produktivsten bist. So sparst du dir nicht nur Zeit, sondern auch Nerven. Denn bist du unkonzentriert und müde, dauern Aufgaben meistens länger und auch die Qualität deiner Arbeit kann darunter leiden. Durchhänger während des Tages sind dann auch kein Problem: Diese Zeit kannst du z.B. für einfachere oder organisatorische Aufgaben nutzen oder Pausen einplanen.
Ist dein Tag entsprechend aufgeteilt, eignen sich besonders Zeitblocker für die weitere Planung. D.h. plane für deine Aufgaben jeweils einen Zeitraum ein, in dem du diese erledigen möchtest. Hierfür solltest du dir überlegen, wie viel Zeit eine Aufgabe in Anspruch nehmen wird. Plane grundsätzlich lieber zu viel Zeit ein als zu wenig. Denn gerät man schon am Anfang des Tages aus seinem Zeitplan, versucht man den Rest des Tages, gegen die Zeit zu arbeiten. Dir sollte aber bewusst sein, dass sich jeder nur für eine gewisse Zeit am Tag konzentrieren kann. Nimm dir also nicht zu viel vor.
Wichtig ist auch, Puffer aber auch Pausen ganz bewusst einzuplanen. Gerade in stressigen Perioden wie Klausurphasen dürfen diese trotz des Zeitdrucks nicht zu kurz kommen. Auch solltest du Freizeit, Treffen mit Freunden, Besuche bei der Familie oder einfach nur Zeit für dich einplanen.
Währen eines Zeitslots solltest du dich wirklich nur auf die eine vorgenommene Aufgabe konzentrieren. Versuche, diese während der Zeit fertigzustellen. Hierbei können dir Timer oder spezielle Apps – die z.B. die Nutzung deines Handys oder einzelner Apps für einen gewissen Zeitraum sperren, um Ablenkungsmöglichkeiten zu vermeiden – helfen.
Trage dir deine Zeitblocker am besten in deinen Kalender ein. So hast du einen Überblick über deinen Tag und weißt immer, was als nächstes zu machen ist. Außerdem bist du weniger versucht, Termine während dieser Zeit zu legen oder andere Dinge zu erledigen. Am Arbeitsplatz können Blocker in geteilten Kalendern Kollegen signalisieren, dass du gerade nicht erreichbar bist, da du an einer Aufgabe sitzt. Zeitblocker dienen also quasi als „Termine mit sich selbst“.
Um die Planung perfekt zu machen, kannst du dir bereits einen Tag im Voraus einen Plan erstellen. Das hat den Vorteil, dass du am nächsten Tag direkt mit deinen Aufgaben starten kannst, ohne Zeit damit zu verlieren, dir zu überlegen, was überhaupt erledigt werden muss. Solche klaren Strukturen können dir außerdem bei deiner Motivation helfen.
Bei all der Planung sollte aber auch bedacht werden, dass das Leben nicht immer bis ins letzte Detail planbar ist. Es ist nicht tragisch, wenn es an einem Tag nicht gut läuft, du unmotiviert bist oder deine vorgenommenen Aufgaben nicht alle erledigt kannst. Zeitmanagement soll keine Einschränkung darstellen. Im Gegenteil: Ein gut strukturierter Tag und eine effiziente Aufgabenbewältigung sollen Stress reduzieren, deine Arbeitsqualität steigern und es dir ermöglichen, mehr Zeit für die schönen Dinge im Leben zu haben.